Diagnostic organisationnel terrain
Comprendre ce qui bloque réellement avant d'ajouter de nouvelles mesures
Une immersion au plus près du travail réel pour croiser la lecture de la direction, les pratiques du terrain et les différents niveaux de l'organisation, puis restituer une base claire pour décider.
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Lors de la réservation, quelques questions courtes permettent de préparer l'échange.
Pour qui
Pour les directions confrontées à une complexité qui dépasse le cadre existant
Le diagnostic s'adresse aux directions de structures socio-éducatives, scolaires, d'accueil et d'accompagnement confrontées à une forte complexité humaine.
Il intervient lorsque les difficultés persistent malgré les mesures déjà prises et que la direction a besoin d'une lecture extérieure, étayée et directement utilisable pour arbitrer.
Il est particulièrement utile lorsque la structure s'est développée ou complexifiée plus vite que son cadre de fonctionnement, ses processus ou ses modes de décision.
Principe terrain
Comprendre depuis la direction. Vérifier sur le terrain. Croiser avant de conclure.
Situations déclenchantes
Le diagnostic est pertinent lorsque...
- les mêmes problèmes reviennent malgré les mesures prises
- certaines situations prennent trop de place dans le quotidien
- les équipes compensent beaucoup
- la direction ne sait plus exactement quoi prioriser
- les mesures précédentes n'ont pas produit les effets attendus
- les rôles, responsabilités ou décisions manquent de clarté
- vous devez étayer une décision auprès d'un comité, d'un conseil ou d'une instance de financement
- vous voulez comprendre avant d'investir davantage de temps, d'énergie et d'argent
Ce qui est analysé
Les difficultés de fonctionnement ne traduisent pas toujours un manque de compétences
Lorsque les mêmes difficultés persistent malgré l'engagement des équipes et les mesures déjà prises, elles peuvent révéler un cadre collectif, des processus ou des modes de décision qui ne permettent plus à l'organisation d'absorber sa complexité.
Quand les rôles, les décisions, les processus et les conditions réelles de travail sont cohérents, les équipes ont moins besoin de compenser les dysfonctionnements. La qualité du service devient plus stable et l'organisation peut mieux remplir sa mission.
Le diagnostic observe les activités, les contraintes, les rôles, les interfaces, les pratiques de management, la circulation de l'information et les modes de décision. Il cherche à comprendre ce que le fonctionnement fait réellement produire, faciliter ou compenser.
Il ne vise ni à évaluer les personnes ni à désigner un responsable, mais à identifier les écarts entre ce qui est prévu, décidé, compris, appliqué et vécu.
Déroulement
Un format défini, du cadrage à la restitution
Le diagnostic comprend :
Cadrage et immersion
- Un rendez-vous de cadrage avec la direction
- La définition de la situation principale et du périmètre
- L'analyse des documents utiles
- Cinq jours d'immersion, répartis sur plusieurs temps
- Des observations et entretiens confidentiels
Analyse et restitution
- Le croisement des observations, entretiens et documents
- Un rapport structuré de 15 à 20 pages
- Des constats, tendances et risques hiérarchisés
- Des recommandations et un plan d'action priorisé
- Une demi-journée de restitution à la direction
- Un suivi écrit pendant 30 jours
Pendant les 30 jours suivant la restitution, la direction peut adresser par email des questions ponctuelles de clarification sur le rapport ou sur des situations directement liées aux constats établis. Une réponse est apportée dans un délai de trois jours ouvrables. Ce suivi n'inclut pas de nouvelle investigation, de nouveaux entretiens ni de suivi de mise en œuvre.
Livrable
Un rapport clair, étayé et directement exploitable
À l'issue de l'intervention, la direction repart avec :
- le contexte, le périmètre et la méthode du diagnostic
- les forces et points d'appui de la structure
- les constats et tendances issus du croisement des sources
- les écarts, risques et mécanismes qui entretiennent la situation
- les priorités et recommandations concrètes
- un plan d'action pour décider quoi ajuster, dans quel ordre et dans quel but
Confidentialité et posture
Un cadre conçu pour permettre une parole fiable
Ce qui est garanti
- Aucune évaluation individuelle des collaborateurs ou des managers
- Des entretiens confidentiels
- Une restitution anonymisée et non attribuable
- Des constats fondés sur le croisement de plusieurs sources
- Une analyse centrée sur le fonctionnement de l'organisation
Ce qui est restitué
- Des tendances et mécanismes, jamais une collection de plaintes
- Des observations étayées, pas des impressions isolées
- Des points d'appui autant que des points de vigilance
- Des recommandations réalistes au regard du contexte
- Une base partageable avec les instances concernées
Limites de la mission
Ce qui n'est pas inclus dans le diagnostic
- une évaluation individuelle ou un audit de performance des personnes
- un audit juridique, financier ou de conformité
- une mission de gestion de crise
- une médiation, une intervention thérapeutique ou une formation
- le remplacement d'un poste ou la prise en charge opérationnelle de la structure
- la consultation exhaustive de tous les collaborateurs
- la mise en œuvre des recommandations après la restitution
Le diagnostic constitue une mission complète et autonome. Si la mise en œuvre des recommandations nécessite ensuite un appui structuré, une proposition distincte pourra être envisagée après la restitution.
Votre interlocutrice
Sandra Roy — Consultante en management et organisation
Fondatrice de Valori-sens, j'ai passé plus de 25 ans au sein d'organisations complexes, notamment en environnement multinational. Cette expérience au croisement du management, des projets, des processus et de la coordination transverse me permet de comprendre les contraintes de la direction autant que les conditions réelles d'exécution, puis de traduire les écarts observés en décisions concrètes.
Mandat de référence
Un rapport utilisé pour décider, argumenter et préparer la suite
La Fondation FAEF a fait appel à Sandra Roy pour observer et analyser le fonctionnement de l'un de ses accueils extra-scolaires, confronté à une prise en charge de plus en plus complexe d'enfants rencontrant des difficultés en collectivité.
Le rapport a été utilisé pour étayer une demande de budget dédié à l'inclusion auprès du comité de fondation et comme support de communication avec les équipes afin de préparer les évolutions envisagées par la direction.
« Grâce à son immersion sur le terrain, Sandra a rapidement su comprendre le fonctionnement de la structure et distinguer les enjeux liés à l'enfant de ceux relevant de l'encadrement, des équipes, de l'organisation et du pilotage. »
« Nous avons particulièrement apprécié la solidité et la précision de son analyse de terrain, son professionnalisme ainsi que sa capacité à identifier les leviers prioritaires et à les traduire en recommandations concrètes, réalistes et directement exploitables. »
« Je recommande Sandra à toute structure qui dispose déjà de ressources internes, mais qui a besoin d'un regard extérieur pour clarifier ses priorités et investir son budget là où il aura le plus d'impact. »
Forfait et périmètre
Une offre unique, avec un cadre défini
Le diagnostic porte sur une situation organisationnelle principale définie lors du cadrage. Tous les niveaux utiles à sa compréhension peuvent être examinés.
Forfait : CHF 7'500 hors TVA
- Une situation principale
- Une même organisation
- Jusqu'à deux sites
- Cinq jours d'immersion terrain
- Rapport, restitution et suivi écrit inclus
- Durée standard : environ huit semaines
Compléments éventuels
- Journée terrain supplémentaire : CHF 2'000 hors TVA, dans la limite de trois jours
- Au-delà, le périmètre fait l'objet d'une nouvelle proposition
- Déplacements inclus dans un rayon de 30 km depuis l'adresse professionnelle
- Trajets entre deux sites inclus jusqu'à 20 km
- Au-delà de ces distances : CHF 0.80/km supplémentaire
- Hébergement éventuel facturé en sus, après accord
Les frais de parking ou de train ne font pas l'objet d'une facturation supplémentaire. Le diagnostic n'est pas une consultation exhaustive de chaque collaborateur ou de chaque activité : les personnes, fonctions et moments observés sont sélectionnés au cadrage pour couvrir les réalités les plus utiles à la situation analysée.
Conditions de réussite
Le diagnostic peut fonctionner si :
- la direction est demandeuse et prête à examiner le fonctionnement réel
- les équipes sont informées du cadre de l'intervention
- l'accès aux activités, personnes et documents utiles est possible
- les entretiens peuvent se tenir dans des conditions confidentielles
- la direction dispose d'une marge de décision après la restitution
Le diagnostic n'est pas adapté si :
- la demande consiste à identifier ou corriger des personnes
- la direction ne souhaite pas donner accès au terrain
- vous recherchez une solution immédiate sans temps d'analyse
- vous souhaitez déléguer entièrement la situation à une intervenante extérieure
- aucune décision ne pourra être prise à partir des conclusions
Sortir du cycle des mesures qui s'ajoutent sans régler le fond.
Un premier échange permet de vérifier si la situation relève d'un diagnostic organisationnel terrain.
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